企业做大了，文件和档案就会越来越多。
怎么管好这些档案，是一个大问题。
通常有两个选择：找专业的外包公司帮忙，或者自己组建一个团队来干。
哪个更划算？哪个更靠谱？
我们来仔细对比一下。
1. 先谈谈钱的问题
自己组建团队，听起来好像更放心。
但你要算一笔账。
招聘人员要钱，发工资要钱，交社保要钱。
还要给他们买电脑、租办公场地。
这是一笔不小的持续开销。
而外包咨询服务呢？
通常是按项目或者按月付费。
你需要的时候才花钱，不需要养着闲人。
对于想控制成本的企业来说，外包往往更具性价比。
2. 再看看专业能力
档案管理其实是个技术活。
怎么分类、怎么存档、怎么保密，都有讲究。
外包公司就是靠这个吃饭的。
他们有成熟的流程，有懂行的专家。
遇到突发状况，他们知道怎么处理。
自己组建的团队呢？
如果招到的人经验不足，可能要摸索很久。
一旦人员流动，新旧交接还容易出乱子。
在专业度上，外包服务通常更有保障。
3. 灵活性和风险
企业的业务是波动的。
有时候档案量很大，有时候又很少。
如果是自己的团队，人多了浪费，人少了忙不过来。
外包服务就很灵活。
忙的时候多加人手，闲的时候缩减服务。
这种弹性是自建团队很难做到的。
而且，把专业的事交给专业的人，也是一种风险转移。
不用担心因为操作不规范导致的法律问题。
4. 企业的核心关注点
还有一点很重要。
你的企业，核心业务是什么？
如果是做贸易的，那就专心做贸易。
如果是做制造的，那就专心搞生产。
档案管理虽然重要，但它通常不是核心业务。
把精力花在非核心业务上，可能会分散注意力。
交给外包，企业就能更专注于主业。
总结建议
那么，到底该怎么选？
如果你的档案量不大，且非常机密，不想让外人经手，自建团队也许更合适。
但如果你的档案量大，或者希望降低成本、提高效率。
那么，找一家靠谱的档案外包咨询服务，绝对是更明智的选择。
毕竟，让专业的人做专业的事，老板才能更省心。
